Le règlement ayant pour but de nous faire « bien vivre ensemble », il est basé sur des valeurs de coopération :
1. Adhésion libre et volontaire.
2. Pouvoir démocratique exercé par les membres.
3. Participation économique des membres.
4. Autonomie et indépendance.
5. Éducation, formation et information.
6. Coopération entre les coopératives.
7. Engagement envers la communauté.
Afin de rencontrer au mieux cette volonté, la coopérative s’inspire de la gouvernance partagée sans y être inféodée.
2.1. Membres- Coopérateurs
Les personnes qui souscrivent à une des classes de parts acceptent les statuts de la coopérative, son objet et sa finalité sociale, sa charte, son Règlement d’Ordre Intérieur et les décisions valablement prises par ses instances structurantes.
En outre, selon les classes de parts souscrites, les droits et devoirs inhérents à ces classes sont différents. L’adhésion et l’exclusion d’un membre selon sa classe de parts peut ainsi uniquement se faire en fonction des modalités de cooptation et de dé-cooptation décrites dans sa classe de part (voir Art. 5c des statuts)
2.1.1. Rôle et responsabilités des coopérateurs
La participation des coopérateurs est centrale dans le modèle mis en place. Les tâches et activités liés à l’objet social de Naturia sont confiés entre autres aux coopérateurs qui les assument, le cas échéant, en fonction de la convention qu’ils ont établi avec la coopérative. Tous les membres de la coopérative s’engagent à se tenir au courant des documents mis à disposition ainsi qu’à lire tous les documents qui lui permettent de donner un avis éclairé.
Les champs exploratoires définis (économique, écologique, socio-culturel) sont les lieux d’accueil des idées et des projets soit dans le sens d’un appel de Naturia vers l’extérieur, soit dans le sens d’une proposition venant de l’extérieur vers Naturia.
Outre les tâches récurrentes au quotidien, la gestion participative de la coopérative s’étend à̀ tous les domaines ,de la gestion financière à l’organisation d’évènements, de l’aménagement de l’espace à la réflexion sur la structure et les relations internes de la coopérative.
Chacun est invité à mettre ses compétences et sa motivation au service de la coopérative en s’impliquant ponctuellement ou de manière régulière dans un ou plusieurs domaines selon les besoins exprimés par les pôles et selon ses moyens et les moyens de la coopérative
Tous les coopérateurs qui sont responsables du déroulement du projet s’investissent à hauteur de leurs moyens et capacités et s’engagent à̀ réaliser ce pour quoi ils se sont proposés.
La gestion de l’investissement en temps des coopérateurs et sa reconnaissance financière est régit au point 2.1.2.
En lien avec nos valeurs de rencontre et de coopération nous proposons également deux moments clés annuel dans la vie de la coopérative:
* le dernier WK du mois d’octobre où tous les membres (coopérateurs et sympathisants) sont invités à participer aux Assises de Naturia
- une semaine de chantier participatif pré – vacances de pâques
2.1.2 Investissement en temps et reconnaissance financière
Naturia est un camping dont l’activité économique sous-tend les champs exploratoires et où les champs exploratoires sous tendent l’activité économique de camping.
L’activité économique du camping:
Pour pouvoir soutenir l’activité économique du camping, toute une série de fonctions sont nécessaires. La définition de ces fonctions est en lien avec les orientations stratégiques telles que définies par l’OA (et le cas échéant par l’AG) et les besoins humains relatifs à la réalisation de l’activité économique.
Celles-ci nécessitent une reconnaissance financière claire et prévisible pour les personnes qui, de par leur fonction, doivent être sur place au quotidien et oeuvrer activement à l’organisation de la coopérative et de ses activités ainsi qu’à son développement.
Actuellement, nous identifions:
- la fonction de gérance payée 250 Euros/jour HTVA sur facture et dont les tâches sont définies par l’OA
- Les fonctions d’administration et de ‘management’ de la coopérative (ci-dessous reconnaissance du travail des fondateur)
- les fonctions opérationnelles liées à l’entretien et la maintenance du site ;
- les fonctions d’accueil et de services .
L’activité économique des champs exploratoires :
Nous proposons pour l’investissement en temps et sa reconnaissance financière au sein des champs exploratoires de mettre en place un compteur d’heures qui devra être remplis par chaque coopérateur en ligne. Celui- ci servira de base pour la redistribution des marges financières dégagées par les activités qui seront allouées à la rémunération. .
La reconnaissance du travail des fondateurs et des personnes contribuant ou ayant contribué de manière significative à la mise en place de la coopérative est actuellement à l’étude avec la Fébécoop. Cette reconnaissance fera l’objet d’une annexe spécifique.
2.1.3. Types de classe de parts et de coopérateurs
Chaque coopérateur agrée devient co-propriétaire de la coopérative Naturia, siège à l’AG et décide ainsi de l’organisation et de l’orientation générale de la coopérative tout en s’inscrivant dans la raison d’être telle quelle a été défini par les garants, seul détenteurs de la classe de parts A.
Il peut être nommé à toutes les instances de gouvernance telles que définis dans le présent ROI.
Les coopérateurs se divisent en classe de parts selon leurs degrés d’implications souhaités et effectifs dans la vie de la coopérative.
La cooptation des coopérateurs et leur participation est discuté en OA, qui présente les candidatures par voie électronique aux coopérateurs concernés afin de recueillir leurs avis éventuels.
Les membres de chacune des catégories se rassemblent au sein d’un collège spécifique. De par les rapports différents établis vis-à-vis de la coopérative par chaque collège – A, garants ; B, impliqués activement ; C, solidaire et soutenant – il importe de donner à ceux-ci une voix propre. C’est ainsi que, lors d’une Assemblée générale, s’il est question de la modification des statuts ou de la finalité de la coopérative, l’Assemblée ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié (1/2) de l’ensemble des coopérateurs de chaque catégorie sont présents ou représentés et qu’une majorité absolue est obtenue dans chaque collège (voir art. 18 des statuts).
2.1.4 Répartition des marges financières
Nous sommes constitués en coopérative et entreprise sociale. Les coopératives agréées dans ce sens s’engagent à ré-investir en priorité dans la coopérative (art. 24 des statuts).
Cet investissement doit nourrir le fonctionnement coopératif tant du côté de la consolidation bilantaire que du côté du maintien des infrastructures et de l’entretien du site, que du côté du développement des projets et des pratiques de transition.
Nous sommes également attentifs aux investissements des coopérateurs, en particulier dans des périodes où les marges sont réduites et ne permettent pas une reconnaissance financière suffisante. Nous tenons à jour un ‘livre des heures’ (voir annexe) qui répertorie autant que possible le temps donné à l’organisation et au développement de la coopérative par chacun. Ce livre est régulièrement mis en regard des marges financières disponibles afin de rémunérer, tôt ou tard, les investissements de chacun et éviter ainsi des montées d’amertume susceptibles de mettre à mal la transition. Cette comptabilité particulière permet également de donner le temps nécessaire au développement des projets en évitant de les précipiter dans la nécessité de bénéfices à court terme. Elle est tenue par l’OA et est présentée chaque année à l’AG qui l’avalise.
La distribution des dividendes pour chaque coopérateur est légalement limitée à un maximum de 6%, dans le respect du double test de solvabilité et de liquidité.
Le code des sociétés prévoit, en effet, l’obligation d’un double test (test de l’actif net et test de liquidité) afin de pouvoir procéder à des distributions (dividendes,…) aux actionnaires d’une société coopérative, mais aussi en cas de demande de remboursement de parts. En vertu de ce test, aucun remboursement de parts ou de dividendes ne peut être fait si la solvabilité de l’entreprise se voyait compromise suite à ce remboursement ou cette distribution, ou si la société coopérative n’était plus en mesure de faire face à ses échéances pendant une période de douze mois.
2.1.5 Ristournes et avantages
Chaque coopérateur bénéfice d’une ristourne permanente de l’ordre de 10% sur les prestations de services de Naturia (logements et activités). Selon le nombre de parts apportées, la politique tarifaire peut aussi être adaptée en regard des résultats annuels.
Les emplacements de la coopérative et leurs habitats sont mis à disposition des coopérateurs gratuitement (dans la mesure des disponibilités):
- le dernier WK du mois d’octobre lors des assises de Naturia
- lors du chantier participatif pré – vacances de pâques2.2. Assemblée Générale (AG)
Les articles 15, 16, 17 et 18 des statuts en définissent le contour.
2.2.1. Composition
L’AG est l’organe souverain de la coopérative et se compose de tous les coopérateurs.
L’AG est présidée par le président de l’OA.
Il appartient à l’OA de s’assurer que l’AG se tient conformément aux dispositions indiquées par la loi et les règlements.
A ce titre, il lui appartient de vérifier que le quorum est atteint, que l’ordre du jour est respecté, que les coopérateurs exercent librement leur droit de participer au débat et leur droit de vote. Il lui appartient également de certifier l’exactitude de la feuille de présence et de s’assurer qu’un PV de l’Assemblée soit rédigé.
2.2.2. Organisation de l’Assemblée
L’AG est convoquée par l’OA par courrier électronique au moins quinze jours avant la date de la réunion. La convocation doit mentionner les points à l’ordre du jour et, autant que possible, les documents nécessaires pour se faire une opinion sur les décisions à prendre.
L’AG ne peut délibérer que sur les points figurant à l’ordre du jour ou proposés et acceptées par la majorité simple des membres présents ou représentés, sauf cas d’urgence dûment justifié dans le procès-verbal de l’AG.
Les délibérations et votes de l’AG sont constatées par procès-verbal établi par un secrétaire nommé pour la réunion et signée par le président et par tout membre en faisant la demande.
Le procès-verbal est disponible pour tous les coopérateurs au siège de Naturia. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par deux administrateurs ayant le pouvoir de représentation.
L’AG se réunit aussi souvent que nécessaire pour permettre une dynamique et un suivi du projet intégrant une dimension collective forte.
Il y a cependant au minimum une Assemblée annuelle dans un délai de six mois suivant la clôture des comptes annuels. A Naturia, elle est fixée au deuxième lundi du mois de juin.
L’AG a seule le droit d’apporter des modifications aux statuts, de nommer les administrateurs et commissaires, de les révoquer, et de leur donner décharge de leur mandat, ainsi que d’approuver les comptes annuels.
2.2.3. Composition de l’ordre du jour
Outre les points obligatoires de l’Assemblée ordinaire annuelle, l’ordre du jour est établi par l’OA en prenant en compte les points à débattre transmis.
2.2.4. Décisions à l’Assemblée Générale
Tous les coopérateurs sont membres de l’AG.
Avant toute prise de décision, une information suffisante est mise à disposition de tous les membres et la possibilité est offerte de poser des questions de clarification avant l’Assemblée à la présidente.
Le mode de décision privilégié est la décision par consentement. Toutefois, si la décision ne peut être reportée et qu’après plusieurs tentatives, une ou plusieurs objections exprimées ne peuvent être levées, l’Assemblée peut recourir au vote à la majorité absolue : plus de la moitié des suffrages exprimées (50% +1 voix). Sauf les exceptions prévues par les statuts et la loi, les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées. Lorsque ces décisions portent sur la modification des présents statuts ou des finalité de la coopérative, la majorité absolue doit être en outre obtenue au sein de chaque collège représentant les catégories de parts.
Lorsque la décision concerne l’attribution d’une fonction ou d’un mandat à une personne, le mode privilégié est l’élection sans candidat. La personne choisie a le droit de ne pas accepter le mandat que l’AG veut lui confier.
2.2.5. Compétences
L’AG est l’organe de contrôle et possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi et les statuts. L’AG a ainsi seule le droit d’approuver les comptes annuels, le budget prévisionnel, d’affecter le résultat, d’apporter des modifications aux statuts, de nommer les administrateurs et commissaires, de les révoquer, d’accepter leur démission et de donner décharge aux administrateurs.
Pour la prise de décision, l’Assemblée est compétente pour tout objet ayant un impact sur l’ensemble du projet :
– arbitrage sur des questions impactant le projet dans son ensemble ;
– la validation de documents opposables à des tiers : ROI, charte, statuts… ;
– nomination des administrateurs…
2.3. Organe d’administration (OA)
Dans le cas où nous aurions suffisamment de forces vives, nous aimerions envisager que l’Organe d’administration soit composé de 5 administrateurs minimum, coopérateurs ou non.
Un administrateur au moins serait élu sur présentation des coopérateurs de catégorie A. Un administrateur au moins serait élu sur présentation des coopérateurs de catégorie B. Un administrateur au moins serait élu sur présentation des coopérateurs de catégorie C.
Les administrateurs peuvent être choisis au sein d’autres catégories que celle qui présente. Ils peuvent également être choisis à l’extérieur.
Les art. 12 des statuts en dessinent le pourtour.
2.3.1. Composition
L’OA est l’organe légalement obligatoire.
Il est chargé de veiller à la pérennité et à la conformité juridique et fiscale de la coopérative, il en est son représentant auprès de tiers.
L’OA de Naturia se compose idéalement d’au moins 4 administrateurs nommés par l’AG pour 3 ans. Elle élit en son sein, selon les besoins, au moins 3 administrateurs-délégués à l’Organe de coordination (OC) pour 3 ans. Il faut au moins un administrateur qui ne soit pas administrateur-délégué. L’OA nomme a minima un incubateur et un planificateur parmi les administrateurs pour prendre en charge spécifiquement l’accueil des coopérateurs.
Par ailleurs, à terme, il pourra nommer d’autres administrateurs-délégués qui constitueront l’OC (Organe de coordination) :
- Délégué au pôle écologique
- Délégué au pôle économique
- Délégué au pôle social
- Délégué au pôle culturel
- Délégué à la gestion journalière: le gérant
2.3.2. Organisation
L’OA se réunit aussi souvent que l’intérêt de la coopérative l’exige. Il doit être convoqué si un administrateur en fait la demande.
Le mode de décision privilégié est la décision par consentement. Toutefois, si la décision ne peut être reportée et qu’après plusieurs tentatives, une ou plusieurs objections exprimées ne peuvent être levées, l’OA peut recourir au vote.
Lorsque la décision concerne l’attribution d’une fonction ou d’un mandat à une personne, le mode privilégié est l’élection sans candidat. La personne choisie a le droit de ne pas accepter le mandat que l’OA veut lui confier.
Lorsqu’un administrateur se trouve en situation de conflit d’intérêt, il doit le signaler aux autres administrateurs et il ne peut prendre part à la décision.
Lorsque l’OA a recours à un vote, celui-ci n’est valide qu’en présence de la moitié au moins des administrateurs. La proposition doit recueillir la majorité absolue (50% des voix + 1).
Les décisions par consentement unanime peuvent être prises par écrit.
Selon les besoins, un retour régulier est fait à tous les coopérateurs sur les grands chantiers en cours à l’OA par le/la président.e et accessible sur google drive.
2.3.3. Compétences
L’OA est l’organe de la coopérative qui est investi collégialement des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes de gestion rentrant dans le cadre de l’objet social, à l’exception de ceux que la loi et les statuts réservent à l’AG.
Deux administrateurs agissants conjointement représentent valablement la coopérative pour tous les actes qui dépassent la gestion journalière.
L’Organe d’administration établit un projet de Règlement d’Ordre Intérieur qu’il soumet à l’Assemblée générale, conformément aux dispositions des présents statuts.
L’OA dispose de la faculté de constituer des groupes, permanents ou provisoires, sur des sujets spécifiques.
L’Organe d’administration détermine les émoluments attachés aux délégations qu’il confère. Si les personnes à qui l’Organe d’administration confère des délégations sont membres de cet Organe, les rémunérations de ces personnes sont fixées par l’Assemblée générale des coopérateurs. Les rémunérations en qualité d’administrateurs ne peuvent consister qu’en une indemnité limitée ou des jetons de présence limités et elles ne peuvent pas consister en une participation aux bénéfices de la société (art. 12g des statuts).
Il nomme l’Organe de Coordination (OC).
2.4. L’Organe de Coordination
L’OC est un lieu d’articulation entre les visions stratégiques émanant de l’OA et les réalités du terrain et des projets ainsi que des décisions opérationnelles qui en découlent. Les membres de l’Organe de coordination sont garants de la coordination entre les différents pôles et les différents projets. Ils portent l’énergie de l’OA et les décisions stratégiques qui en découlent et l’énergie des cercles de travail et des décisions opérationnelles qui en résultent.
2.5.1 Composition
Il se compose des administrateurs-délégués des différents pôles tels que défini par l’OA ainsi qu’un représentant des cercles de travail par pôle.
L’OC peut inviter une personne supplémentaire pour faciliter la réunion ou inviter une ou l’autre personne-ressource-clé pour éclairer l’un ou l’autre point à l’ordre du jour (cette personne ne prenant alors pas part aux décisions).
2.5.2. Organisation de l’Organe de Coordination
En tant que plaque tournante, l’OC adopte un mode désynchronisé afin de distribuer rapidement ce qui ne nécessite pas d’arbitrage ou de concertation. Pour les points plus complexes et la circulation de l’information, il se réunit très régulièrement.
L’ordre du jour est réalisé de manière participative et est validé en début de réunion. Le mode privilégié de prise de décision est la décision par consentement.
2.5.3. Compétences
L’OC est compétent pour :
- maintenir une vue transversale et plurielle des chantiers en cours, des grandes étapes, de leur enchaînement ;
- organiser les interactions entre pôles et entre cercles de travail ;
- faire le suivi des décisions prises par l’OA et validée à l’AG (opérationnalisation, distribution si la prise en charge n’est pas claire) ;
- rapporter via l’OA à l’AG, quand cela est nécessaire, des points de blocage ou de questions, des émergences et idées en amenant idéalement une ou plusieurs propositions de résolution ou piste d’exploration ;
2.5. Les pôles- les cercles de travail
Toute personne qui souhaite s’impliquer dans la gestion participative de la coopérative peut être membre d’un ou de plusieurs pôles dans lesquels s’inscrivent les projets proposés par des coopérateurs ou proposé par l’OA.
A terme, un coordinateur de pôle est nommé pour représenter les projets d’un même pôle. Il est nommé à l’OC.
2.5.1. Compétences et cadre de travail
Les pôles et les cercles de travail qui y sont mis sur pied sont des lieux de préparation, de positionnement, de partage d’expérience, d’implication des membres et de prise de décisions en lien avec un projet.
Chaque cercle de travail suit un cadre de travail défini par l’OC. Ce cadre de travail comporte la thématique générale d’action (ex. Alimentation) et la finalité globale ou raison d’être (ex. Créer un réseau de distributeurs locaux).
Le cadre de travail définit des domaines de responsabilité dont le cercle de travail est garant et devra être consultée pour toute adaptation (ex. construction d’un habitat).
La finalité est précisé par des actions attendues ou des projets (ex. Mise en place d’un lieu commun) et une planification temporelle (ex. Pour tel date). Il peut également s’agir de redevabilités récurrentes (ex. Newsletter mensuelle).
Le cercle propose un budget annuel prévisionnel à approuver par l’OA. Ce budget, évalué en fonction des besoins et des possibilités de la coopérative (voir point 2.5.3), sera mis à disposition pour l’achèvement de ces objectifs, chaque cercle sera responsable de la réalisation du budget dans le respect des objectifs préalablement fixés.
Dans ce cadre, le cercle est compétent et autonome.
Pour des décisions qui auraient un impact sur d’autres cercles, celles-ci doivent être consultées et pouvoir réagir sur une proposition. Si l’impact sur d’autres cercle est inconnu, le point est remonté à l’OC afin de clarifier qui peut prendre la décision, en adaptant si nécessaire le cadre de travail d’un ou plusieurs cercles.
La définition des cercles et de leur cadre de travail est amenée à évoluer potentiellement à chaque réunion de l’OC.
2.5.2. Fonctionnement interne
Chaque cercle de travail est responsable de sa propre gouvernance (sous réserve de validation par l’OA) et établit son fonctionnement en interne tout en préservant les valeurs de Naturia.
Il doit veiller à garder des traces des décisions et actions prises et du suivi des indicateurs périodiques éventuels.
Un PV sera établi lors de chaque réunion. Il indiquera les personnes présentes, les suivis opérationnels, les propositions de décisions et les points de discussion à soumettre par le délégué du pôles à l’OC.
Ces PV sont disponibles dans les dossiers de chaque cercle de travail.
2.5.3. La gestion financière
Chaque Cercle de travail ou projet souhaitant réaliser des dépenses propose un budget à l’OC qui en voit la faisabilité en accord avec l’OA et avec le budget voté en AG.
2.6 Conseil des lumières
L’art. 14 des statuts sous-tend ce conseil des lumières.
2.6.1. Composition
Le Conseil des lumières est l’autre organe désigné directement par l’AG.
Il se compose de maximum 2 coopérateurs parmi les membres qui ne sont pas administrateurs et qui ne font pas partie de l’OC ou n’ont pas d’autre mandat au sein de la coopérative.
Ils sont désignés pour 2 ans en élection sans candidat.
2.6.2. Organisation
Le Conseil des lumières fixe son fonctionnement interne. Ses membres peuvent s’inviter à toute réunion de tout organe de la coopérative.
Outre l’aspect légal de vérification au nom de l’AG de la tenue des comptes, le Conseil des lumières est également chargé d’auditer la congruence des décisions et actions prises par les instances de la coopérative par rapport aux valeurs et à la finalité sociale.
2.6.3. Compétences
Les coopérateurs nommés au Conseil des lumières, séparément ou conjointement, ont un droit illimité d’investigation sur toutes les opérations de toutes les instances de la coopérative. Ils peuvent prendre connaissance des livres, de la correspondance, des procès-verbaux et généralement de toutes les écritures de la coopérative sans emporter ni diffuser ceux-ci.
Ils peuvent poser toute question d’éclaircissement.
Ils peuvent interpeller tout coopérateur ou toute instance par rapport à une décision ou action qui ne leur semble pas en accord avec les valeurs ou la finalité de la coopérative.
Ils peuvent être interpellés par les coopérateurs lors de conflit et le cas échéant peuvent faire appel à un superviseur ou médiateur pour les soutenir. Dans le cadre de conflits ils mettent en place un dispositif de pensée systémique qui prend en compte la dimension groupale du conflit.
Ils organisent des réunions par tension autant que nécessaire.
Ils font rapport à l’AG ordinaire annuelle.
Le conseil de lumière est inspiré du Comité sociétal tel que défini dans d’autres coopératives.